Der Gast kommt um 22 Uhr an, der Schlüsselkasten hat einen Code, und die Nachricht mit dem Code steckt in einer E-Mail von vor drei Wochen – irgendwo zwischen Buchungsbestätigung und Newsletter. Am nächsten Morgen die Frage nach dem WLAN-Passwort, mittags die nach dem Late-Checkout, abends die nach einem Restaurant in der Nähe. Jede einzelne Frage ist berechtigt. Zusammen sind sie der Grund, warum das Telefon einer Rezeption oder eines Vermieters nie stillsteht.
Der ehrliche Kern: Fragen beantworten, bevor sie gestellt werden
Eine Gäste-App macht dein Haus nicht gemütlicher und deine Betten nicht sauberer. Ihr Anspruch ist begrenzt und dafür messbar: Sie soll die Fragen beantworten, die sich wiederholen, und die Anfragen ordnen, die sich nicht vermeiden lassen. Drei Effekte, an denen sich so ein Projekt beweisen muss:
- weniger Anrufe und Nachrichten zu Anreise, WLAN, Ausstattung und Umgebung,
- weniger verlorene Informationen, weil Code, Wegbeschreibung und Hausregeln zum richtigen Zeitpunkt auf dem Handy sind statt in einer alten Mail,
- geordnete Anfragen, weil „Handtücher bitte“ oder „Late-Checkout möglich?“ als Vorgang ankommen und nicht als Anruf zwischen zwei Check-ins.
Der moderne Auftritt ist Nebeneffekt. Ändern sich diese drei Punkte nicht, rechnet sich das Projekt nicht.
Zuerst die unbequeme Frage: App oder Link?
Bei Hotels und Ferienwohnungen ist die Installationshürde das zentrale Problem. Wer zwei Nächte bleibt und nie wiederkommt, wird für dich kaum eine App installieren – egal, wie gut sie ist. Für diesen Gast ist ein Web-Zugang die richtige Antwort: ein QR-Code im Zimmer oder ein Link in der Buchungsbestätigung, der ohne Installation die Gästemappe öffnet. Wie sich das technisch von einer installierten App unterscheidet, steht in „PWA oder native App?“.
Eine installierte App lohnt sich dort, wo derselbe Mensch wiederkommt oder länger bleibt: Stammgäste, Häuser mit mehreren Standorten, Vermieter mit mehreren Ferienobjekten, deren Gäste jedes Jahr buchen – und vor allem für dein eigenes Team. Denn die zweite, oft übersehene Zielgruppe einer Beherbergungs-App sind nicht die Gäste, sondern die Leute, die reinigen, übergeben und reparieren. Eine Team-App mit Reinigungs-Checklisten je Objekt, Schadensmeldung mit Foto und Übergabestatus kann für einen Ferienwohnungs-Verwalter der größere Hebel sein als jede Gästefunktion – und sie hat kein Installationsproblem, weil du bestimmst, wer sie nutzt › was eine App wirklich genutzt macht.
Was eine Gäste-App im Alltag übernimmt
Anreise-Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Wegbeschreibung, Parken, Schlüssel- oder Türcode – sichtbar ab dem Anreisetag, nicht drei Wochen vorher in einer Mail. Der Code kann zeitgesteuert erscheinen und nach der Abreise verschwinden.
Digitale Gästemappe. WLAN, Hausregeln, Bedienung von Heizung und Waschmaschine, Müllkalender, Notfallnummern, Tipps für Restaurants und Ausflüge. Inhalte, die du zentral pflegst – ohne für jede Änderung ein App-Update in die Stores zu schicken. Mehrsprachigkeit ist hier kein Luxus, sondern bei internationalen Gästen Voraussetzung.
Anfragen als Vorgang. Handtücher, Late-Checkout, ein Defekt im Bad: Der Gast tippt, dein Team sieht die Anfrage mit Zimmer oder Objekt, bearbeitet sie und der Gast sieht den Status. Kein Anruf, kein Zettel, keine Nachfrage.
Nachrichten zum Aufenthalt. „Ihr Zimmer ist fertig“, „Frühstück morgen ab 7 Uhr“, „Bitte Bewertung hinterlassen“ – per Push, gezielt an die Gäste, die es betrifft.
Was du nicht bauen solltest
Die Buchung selbst. Verfügbarkeiten, Preise, Stornoregeln, Bezahlung, Kanäle – dafür gibt es Buchungssysteme und Channel-Manager, die darauf spezialisiert sind. Eine eigene Buchungsmaschine in der App zu bauen wäre teuer und würde trotzdem hinterherhinken. Die App beginnt nach der Buchung, nicht davor. Dafür brauchst du uns nicht.
Behördliche Vorgaben. Meldescheine, Kur- und Tourismusbeiträge, Gästeregistrierung – die Regeln dazu sind regional unterschiedlich und ändern sich. Was für dein Haus gilt, klären deine Gemeinde und dein Steuerberater, und ob dein Hotel- oder Vermietungssystem das abbildet, dein Systemanbieter. Wir treffen dazu keine Aussage und bauen nichts, was diese Systeme ersetzen soll.
Gleiches gilt für die Anbindung an dein Property-Management- oder Buchungssystem: Ob Gastdaten, Anreisetage und Zimmerzuordnung automatisch in die App wandern können, hängt davon ab, ob dein System eine Schnittstelle bietet. Das beantwortet dein Anbieter. Ohne Anbindung legt dein Team Aufenthalte von Hand an – bei einer Ferienwohnung mit zwei Wechseln pro Woche kein Problem, bei einem Hotel mit fünfzig Zimmern schon.
Datenschutz mitdenken
Namen, Aufenthaltszeiten, Anfragen, womöglich Fotos aus der Wohnung: personenbezogene Daten deiner Gäste. Wo sie liegen und wann sie gelöscht werden, gehört ins Konzept. Die technische Seite steht in „DSGVO in Apps“; die Bewertung deines Falls gehört zu deinem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.
Was so ein Projekt kostet
Unsere Starter-App zum Festpreis von 9.900 € netto kommt ohne Login und ohne Server aus. Für eine reine Info-App – Anreise, Hausregeln, Umgebungstipps, Kontakt – wäre das machbar, mit einer Einschränkung, die du kennen musst: Inhalte ändern sich dann nur per App-Update. Für Anfragen mit Status und zentral gepflegte Inhalte reicht der Zuschnitt nicht › der Ablauf des Festpreis-Pakets.
Für eine Gäste-App mit Gästemappe, Anreise-Infos, Anfragen und Nachrichten sähe eine Zusammenstellung aus unserer Preisliste so aus:
- Basis – Konzeption, UI-Grundlagen, Projektsetup, Qualitätssicherung, Store-Release: 11.000–18.000 €
- Cross-Platform, iOS und Android aus einer Codebasis: 7.500–12.000 €
- Individuelles Design im Look deines Hauses: 4.500–9.000 € – solide und systemnah ginge auch und kostet 0 €
- E-Mail-Login für Team und wiederkehrende Gäste: 3.000–5.000 €
- Firebase oder Supabase als Backend: 4.500–9.000 €
- Push-Benachrichtigungen: 2.000–3.000 €
- Admin-Dashboard im Web, damit dein Team Inhalte und Anfragen pflegt: 6.000–11.000 €
Macht rund 39.000–67.000 € und 12–20 Wochen. Mehrsprachigkeit kommt mit 2.500–4.500 € dazu und gehört bei internationalen Gästen von Anfang an hinein; eine Schnittstelle zu deinem Hotelsystem mit 4.500–9.000 €. Dazu der Betrieb: als Faustregel 15–20 % der Projektsumme pro Jahr, bei uns Wartungspakete ab 150 € netto im Monat. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer – unser Angebot richtet sich an Unternehmen, Selbstständige und Organisationen. Nachrechnen kannst du selbst: App-Kosten-Rechner, Betriebskosten-Rechner, Herleitung in „Was kostet eine App?“.
Zu groß? Der enge erste Schnitt wäre Gästemappe plus Anfragen – ein vollständiger Nutzen, auf dem alles Weitere aufbaut › „Weniger App, mehr Erfolg“. Betreibst du auch Gastronomie, lies dazu „App für Gastronomie“ – dort gilt dieselbe Logik.
Fazit
Bei kurzen Aufenthalten gewinnt der Web-Zugang per QR-Code, bei Stammgästen, mehreren Objekten und vor allem fürs eigene Team lohnt die installierte App. Die Buchung bleibt im Buchungssystem, behördliche Vorgaben bei denen, die sie kennen. Der planbare Nutzen liegt in beantworteten Fragen und geordneten Anfragen.
Beim Sortieren hilft die Vorbereitungs-Checkliste. Erzähl uns im kostenlosen Erstgespräch, wie viele Aufenthalte ihr im Monat habt, wie oft Gäste wiederkommen und welches System im Haus ist. Wir antworten werktags innerhalb von 24 Stunden – auch wenn die Antwort lautet: Ein QR-Code mit Web-Seite reicht dir.