Stell dir die Tage vor einer Abgabe vor: Bei mehreren Mandanten fehlen noch Unterlagen. Zwei Erinnerungen sind raus, zurück kommt eine E-Mail mit einem Stapel Fotos im Anhang – unscharfe dabei, keines sinnvoll benannt, ein Teil aus dem falschen Jahr. Der Engpass ist dann kein fachlicher, sondern ein organisatorischer. Genau dort setzt ein Mandantenportal an.
Der ehrliche Kern: Der Nutzen liegt im Belegfluss
Ein Mandantenportal macht deine Kanzlei nicht schneller in der Sache. Sein Anspruch ist ein anderer: die Zulieferung berechenbarer machen. Drei Effekte, an denen sich so ein Projekt messen lassen muss:
- weniger Nachfassen – weil sichtbar ist, was fehlt, bevor du danach fragst,
- weniger E-Mail-Anhänge – weil Dokumente strukturiert ankommen statt als Sammelmail,
- vollständigere Unterlagen – weil der Mandant beim Hochladen geführt wird, statt allein zu sortieren.
Alles andere – der moderne Auftritt, das Signal an jüngere Mandanten – ist Nebeneffekt. Ändert sich der Belegfluss nicht, rechnet sich das Projekt nicht. Das gehört vor jedes Angebot, auch vor unseres.
Was so ein Portal im Alltag übernimmt
Belege und Dokumente hochladen. Foto oder PDF direkt aus der App, mit Zuordnung zu Mandat, Zeitraum und Belegart schon beim Hochladen; mehrere Seiten ergeben ein Dokument, und eine unbrauchbare Aufnahme soll auffallen, solange der Mandant das Handy noch in der Hand hat. Was ankommt, ist damit sortiert – statt aus dem Postfach herausgesucht, umbenannt und einsortiert zu werden.
Statusübersicht laufender Vorgänge. Eingegangen, in Bearbeitung, Rückfrage offen, abgeschlossen. Vier Zustände, die den Anruf überflüssig machen sollen, der mit „ich wollte nur kurz fragen …“ anfängt.
Termin- und Fristenerinnerungen. Eine Push-Nachricht einige Tage vor einem Abgabetermin, dazu die Erinnerung an ein vereinbartes Gespräch. Wichtig zur Abgrenzung: Die App erinnert an Termine, die deine Kanzlei gesetzt hat. Sie berechnet keine Fristen und entscheidet nicht, was wann fällig ist – das bleibt in deinem System und bei deinen Leuten.
Nachrichten in einem geschlossenen Kanal. Die Rückfrage zu einem Beleg hängt am Vorgang statt im Postfach; Inhalte liegen in einem System, dessen Rollen und Zugriffsregeln du selbst festlegst. Ob das deine berufsrechtlichen Anforderungen erfüllt, beurteilst du mit deinen Fachleuten – dazu gleich mehr. Für die Kalkulation zählt: Eine einseitige Ansage an Mandanten ist deutlich einfacher als ein Zwei-Wege-Kanal mit Verlauf, Zustellstatus und Vertretungsregeln.
Checklisten für wiederkehrende Unterlagen. Jahresabschluss, Einkommensteuererklärung, Lohnunterlagen: pro Mandat und Zeitraum eine Liste, die beide Seiten sehen, und Erledigtes hakt sich beim Hochladen von selbst ab. Die unspektakulärste Funktion der Aufzählung – und die, die am direktesten am Nachfassen ansetzt.
Rechne den Hebel mit deinen Zahlen
Fremde Zahlen helfen dir nicht weiter, deshalb nur ein Muster zum Anpassen. Angenommen, du müsstest monatlich bei 30 Mandaten nachfassen, und ein Vorgang kostete mit Nachricht schreiben, Antwort einsortieren und Rückfrage zusammen zehn Minuten: Das wären fünf Stunden im Monat, in denen niemand fachlich arbeitet. Setz deine eigenen Zahlen ein – diese Rechnung sollte über das Projekt entscheiden, nicht unsere.
Was vor dem ersten Konzept geklärt gehört
Damit der Rahmen klar ist: Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung. Er nennt eine Grenze, er bewertet sie nicht.
Kanzleien und Steuerberatungen unterliegen der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht. Für die Inanspruchnahme externer Dienstleister gibt es eigene Vorschriften: § 43e BRAO für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, § 62a StBerG für Steuerberaterinnen und Steuerberater. Beide Normen nennen unter anderem die sorgfältige Auswahl des Dienstleisters, einen Vertrag in Textform, die Verpflichtung zur Verschwiegenheit samt Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung, Anforderungen an Dienstleistungen, die im Ausland erbracht werden, und die Einwilligung des Mandanten, wenn die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat dient (Stand 2026).
Was daraus für dein Vorhaben folgt, sagen wir ausdrücklich nicht. Das beurteilen deine Kammer, dein Anwalt und dein Datenschutzbeauftragter – und zwar bevor entwickelt wird. Denn die Antwort bestimmt die Architektur: wo Daten liegen, welche Anbieter beteiligt sein dürfen, wer technisch was sehen kann. Nachträglich ist die Klärung deutlich aufwendiger, weil sie fertige Entscheidungen wieder aufmacht.
Drei Fragen für dieses Vorgespräch:
- Welche Anbieter dürfen an der Verarbeitung beteiligt sein, und wo dürfen die Server stehen?
- Welche Zugriffe braucht ein Entwicklerteam beim Aufbau und in der Wartung – und wie werden sie begrenzt, protokolliert und wieder entzogen?
- Ist eine Einwilligung der Mandanten vorgesehen, und wie wird sie eingeholt und dokumentiert?
Unser Beitrag ist die Faktenbasis: welcher Dienst verarbeitet welche Daten an welchem Ort, wer hat welchen Zugriff, wie sehen Lösch- und Auskunftspfade aus. Die technische Seite steht ausführlich in „DSGVO in Apps“ – hier deshalb nur der Verweis.
Die Anbindung an vorhandene Systeme
Die zweite Frage aus derselben Runde: Darf und kann das Portal an eure vorhandene Kanzlei-, Dokumentenmanagement- oder Buchhaltungsumgebung angebunden werden? Über fremde Systeme stellen wir hier bewusst keine Behauptungen auf. Ob es eine Schnittstelle gibt, was sie kann und kostet, beantwortet dein Systemanbieter – ob eine Anbindung berufsrechtlich und datenschutzrechtlich trägt, deine Kammer und dein Datenschutzbeauftragter.
Ohne Anbindung ist das Portal ein sauberer Eingangskorb: Dokumente kommen strukturiert an und werden von dort übernommen – ein zusätzlicher Handgriff, aber ein planbarer. Mit Anbindung entfällt der Zwischenschritt, dafür hängt der Zeitplan an einem Dritten.
Und die Frage, die gegen unseren eigenen Umsatz spricht: Bringt eure Umgebung einen Mandanten-Zugang oder einen Upload-Weg vielleicht schon mit, den nur nie jemand ausgerollt hat? Das wäre die günstigste Lösung – dafür brauchst du uns nicht. Frag deshalb zuerst dort nach, nicht bei uns.
Die Hürde heißt Installation
Ein Portal hilft nur, wenn Mandanten es benutzen. Bei laufender Buchhaltung gibt es monatlich, oft wöchentlich einen Anlass – das spricht für eine installierte App. Bei Mandaten, die einmal im Jahr Unterlagen schicken, kann die Installationshürde größer sein als der Nutzen; dort ist ein Web-Zugang womöglich der bessere Weg › PWA oder native App?. Die Aufteilung – App für die laufenden Mandate, Web für den Rest – ist kein Kompromiss, sondern kann die pragmatische Antwort sein › was eine App wirklich genutzt macht.
Was so ein Projekt kostet
Unsere Starter-App zum Festpreis von 9.900 € netto in 4–6 Wochen passt hier nicht: Sie kommt bewusst ohne Login und ohne eigenen Server aus – ein Mandantenportal braucht beides. Das sagen wir lieber vorher › der Ablauf des Festpreis-Pakets.
Für ein Portal mit Upload, Status, Checklisten und Erinnerungen sähe eine Zusammenstellung aus unserer Preisliste so aus:
- Basis – Konzeption, UI-Grundlagen, Projektsetup, Qualitätssicherung, Store-Release: 11.000–18.000 €
- Cross-Platform, iOS und Android aus einer Codebasis: 7.500–12.000 €
- Individuelles Design im Look deiner Kanzlei: 4.500–9.000 € – solide und systemnah wäre auch möglich und kostet 0 €
- E-Mail-Login mit Registrierung, Passwort-Reset und Profil: 3.000–5.000 €
- Firebase oder Supabase als Backend: 4.500–9.000 €
- Dokumenten- und Foto-Upload: 3.000–6.000 €
- Push-Benachrichtigungen für Status und Erinnerungen: 2.000–3.000 €
Macht rund 36.000–62.000 € und 11–18 Wochen. Checklisten und Statuslogik stecken im Basis- und Backend-Anteil; wächst daraus ein ausgebauter Vorgangs-Workflow, ist das eigener Aufwand.
Je nach Zuschnitt kommt dazu: der Bearbeitungsbereich fürs Kanzleiteam als Web-Dashboard mit 6.000–11.000 €, ein Zwei-Wege-Nachrichtenkanal mit 6.000–10.500 €, eine Schnittstelle zu vorhandenen Systemen mit 4.500–9.000 €. Und wenn ihr euch statt fertiger Cloud-Bausteine für ein eigenes Backend entscheidet, steht diese Position mit 13.500–26.000 € statt 4.500–9.000 € in der Liste – der Grund, warum die Fragen aus dem Vorgespräch vor die Kalkulation gehören und nicht danach.
Dazu der Betrieb: als Faustregel 15–20 % der Projektsumme pro Jahr, bei uns Wartungspakete ab 150 € netto im Monat. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer – unser Angebot richtet sich an Unternehmen, Selbstständige und Organisationen. Nachrechnen kannst du selbst: App-Kosten-Rechner, Betriebskosten-Rechner, Preis-Seite, Herleitung in „Was kostet eine App?“.
Zu groß für den Anfang? Dafür gibt es den engen ersten Schnitt: Upload plus Status plus Checkliste ist bereits ein vollständiger Nutzen, alles Weitere baut darauf auf › „Weniger App, mehr Erfolg“.
Fazit
Der planbare Nutzen liegt im Belegfluss: strukturierter Upload, sichtbarer Status, Checklisten, Erinnerungen, ein geschlossener Kanal für Rückfragen. Unspektakulär und genau deshalb kalkulierbar. Zwei Klärungen gehören an den Anfang – die berufsrechtliche mit Kammer und Datenschutzbeauftragtem, die technische mit deinem Systemanbieter.
Beim Sortieren hilft die Vorbereitungs-Checkliste. Erzähl uns im kostenlosen Erstgespräch, wie viele laufende Mandate du betreust, wie Belege heute bei dir ankommen und welche Systeme im Haus sind. Wir antworten werktags innerhalb von 24 Stunden – auch dann, wenn die ehrliche Antwort lautet: Frag zuerst deinen Software-Anbieter und deine Kammer.